Layanan Informasi

Informasi Tata Cara Pengajuan Arsip

“Ajukan via portal, verifikasi cepat, hasil lebih terukur.”

Ajukan via RumahBerkas Kontak Unit UK3

Alur Layanan (Ringkas)

1

Pengajuan Permintaan

Pemohon mengajukan permintaan arsip melalui Portal RumahBerkas atau menghubungi Unit Kearsipan 3.

2

Pengecekan Ketersediaan

Petugas memverifikasi identitas/hak akses dan menelusuri ketersediaan arsip pada sistem.

3

Penyediaan Arsip / Surat Keterangan

Arsip disediakan sesuai kebutuhan (peminjaman/salinan). Bila tidak tersedia, diterbitkan surat keterangan.

4

Serah Terima Hasil

Pemohon menerima arsip sesuai ketentuan yang berlaku, lengkap dengan bukti serah terima.

Catatan: Pengajuan via portal membantu pelacakan status, bukti proses (audit trail), dan otentikasi hasil (QR/Barcode/watermark) sesuai kebijakan.

Tata Cara Pengajuan Arsip (Detail)

1) Hubungi UK3 / Ajukan via Portal

Pemohon menghubungi Unit Kearsipan 3 atau mengajukan permohonan melalui Portal RumahBerkas dan mengisi formulir permohonan.

2) Verifikasi & Penelusuran

Petugas memverifikasi kelengkapan dan hak akses pemohon, lalu menelusuri keberadaan arsip pada pangkalan data.

3) Hasil Layanan

Arsip diberikan dalam bentuk peminjaman atau salinan autentik. Jika arsip tidak tersedia, diterbitkan surat keterangan sesuai ketentuan.

4) Serah Terima & Penutup

Pemohon menerima arsip sesuai prosedur (termasuk berita acara/legitimasi bila diperlukan) dan menutup permohonan pada portal.

Ajukan Melalui RumahBerkas Butuh Bantuan? Hubungi UK3
Apa bedanya peminjaman dengan salinan?

Peminjaman: arsip fisik/digital dipinjam sementara dengan batas waktu dan dicatat temu-baliknya. Salinan: arsip disalin dan dilegalisasi sesuai ketentuan (dilengkapi tanda otentik/QR/watermark bila berlaku).