SOP Kearsipan

SOP Kearsipan

Prosedur layanan resmi Unit Kearsipan 3 – Kemenag Kota Surabaya. Layanan arsip terintegrasi melalui portal RumahBerkas.

Daftar SOP

⏱️ SLA 1–3 HK🪪 Verifikasi

Persyaratan

  • Surat Permohonan (stempel/TTD pejabat berwenang)
  • Identitas pemohon / Surat Tugas (bila diwakilkan)

Langkah

  1. Ajukan melalui RumahBerkas (unggah permohonan & pilih layanan).
  2. Verifikasi ketersediaan & kewenangan.
  3. Penyiapan & serah terima arsip (berita acara).
  4. Pengembalian sesuai batas waktu; cek kondisi & tutup peminjaman.
🔐 Hak Akses📄 Legalisasi Opsional

Persyaratan

  • Surat Permohonan + Identitas
  • Bukti keperluan (jika diminta)

Langkah

  1. Ajukan via RumahBerkas (pilih “Salinan”).
  2. Verifikasi legalitas & hak akses.
  3. Terbit salinan sah (preview digital / cetak legalisasi bila perlu).
📁 Format PDF🧾 Metadata Lengkap

Persiapan

  • Pembersihan & penandaan arsip fisik
  • Penetapan resolusi & format PDF

Proses

  1. Pemindaian & pengecekan kualitas.
  2. Isi metadata (nomor, tanggal, unit, perihal, klasifikasi).
  3. Unggah ke RumahBerkas untuk verifikasi.
✅ Status Menunggu→Terverifikasi/Ditolak🔗 QR/Barcode & Watermark

Alur

  1. Status awal Menunggu (pasca unggah).
  2. Verifikator cek keaslian & kelengkapan.
  3. Terverifikasi: Arsip vital diberi QR/Barcode & watermark; arsip dinamis *preview* tanpa watermark.
  4. Ditolak: perbaikan/unggah ulang.

Gunakan kolom Cari & Filter pada RumahBerkas; parameter: jenis, nomor, tanggal, kode, kategori, status.

Indikator layanan: waktu temu balik ≤ 10 detik.

Klasifikasi SKA · Penomoran · Indeksasi · Penempatan sesuai JRA · Kontrol versi & metadata di RumahBerkas.

  1. Penilaian nilai guna & penetapan JRA.
  2. Alih ke inaktif/permanen.
  3. Pemusnahan sah (Berita Acara) atau serah ke lembaga kearsipan.